オンラインのミーティングを効果的にする「７つのヒント」

コロナ禍で、私の運営するスタンフォード大学オンライン高校でも、オンライン授業のやり方などのリソースページやウェビナーなどを無料で提供してきたことは、このブログでも何度か紹介しました。（https://tomohirohoshi.com/?p=467）

これまで、お問い合わせいただいたり、リーソースやウェビナーを告知していただいた方々に改めてお礼申し上げます。

スタンフォード大学も３月の中旬からオンラインに切り替わりました。

オンラインの授業期間が２ヶ月ほど経過して、この時点でオンラインの授業の質を向上させようという目的で大学の委員会が招集されました。

私も引き続きメンバーとして、大学内のオンライン教育の質の向上に取り組む傍ら、大学外や世界に向けて、役に立てる機会があれば、積極的にサポートしていきたいと思います。

さて、そんなわけで、オンラインの授業のやり方を全世界に発信してきたわけですが、教育者だけでなく、関連企業のみなさんから、

「オンラインミーティングのやり方を教えて欲しい」

というようなリクエストを度々受けるようになりました。

オンライン高校はコロナ前から学校職員の７割がリモートだったので、学校の運営はそれを前提にして、オンライン化がすすめられてきました。

少人数のミーティングから、百人単位の全校ミーティングまで、色々と試行錯誤してやってきました。

その辺に関心を持っていただいて、オンラインのミーティングのやり方についてのリクエストをいただいているのだと思われます。

というわけで、今回はオンラインのミーティングを効果的にやる「７つのヒント」をお伝えします。

私のこれまでの経験を通してきたことベースですが、それだけでは心許ないので、最近でたハーバード・ビジネスレビューの記事（What It Takes to Run a Great Virtual Meeting, https://bit.ly/2W4cXxe）も参照しながら作ってみました。

なんらかの形で、お役に立てば幸いです。

1. ウェブカム映像を使うことを基本化する。

やはりお互いの顔を見ながらの話ができればそれがいいと思います。

それぞれの顔が見えるようなセットアップでミーティング行いましょう。

ただ、インターネットの状況など様々な理由で映像が使えない人もいるので、電話からコールインできたり、自分の映像を見せられない人でも参加可能なようにミーティングをプランニングすることが大切です。

また、大人数でのミーティングでは、全員の映像を使うのはおすすめではありません。

そういった場合は最初の1分だけ全員顔を見せたりして、全体の感覚を掴んでから、そのあとは会議を仕切ったり議論の中心になる人物にフォーカスするなどのテクニックも使ってみてください。

2. 一方向的なプレゼンの時間を減らす。

発表などはできるだけ、ミーティング前の資料として送りましょう。

文書だけでなくビデオメッセージを使うことも考えてみてもいいでしょう。長い間一方向的な話を聞くのはミーティングでやらなければならないことでありません。

ミーティングでは人が集まっているからこそできることにフォーカスをおくべきです。

オンラインのミーティングではそのフォーカスがさらに重要になってきます。

3. 少人数のグループディスカッションを増やす。

なるべく有機的で多方向的なコミュニケーションができるようなセットアップをしましょう。

少人数のミーティングで済むならば、そうした形で、意思決定やプロジェクトの進行を考えて調節するように心がけましょう。

大人数のミーティングをする時でも、ディスカッションのトピックを３−５人程度の少人数のサブグループに分けて議論をしてから、全体での発表をするなど、少人数の会話を組み込んだような時間を取り込んでいくことが効果的です。

4. ミーティングの時間を短くする。

オフラインのミーティングでも言えることですが、オンラインではさらに時間の短縮をする必要があります。

全員が同じ場所を共有しないため、会議への集中が難しくなりがちです。資料に目を通したり、プレゼンを聞いたりすることは、みんなが集まってする必要はありません。

前もって、資料やビデオ映像を配布して、個人個人で目を通して、会議では人が集まってからこそできるディスカッションや意見交換の場を設けるようにしましょう。

5. 共通のルールやシステムを作成する。

ミーティングの時の細かなルールをいくつかはっきりと共有しておくと良いでしょう。

発言の時に挙手をあげる。議事録を順番で取っていく。

ウェブカム映像を必ずオンにする。発言しない時にはマイクをオフにしておく。

などなど、オンラインミーティングをやっていくうちにこうした方が良いということが必ず出てくるので、始めの中からルールを作りながら共有するというような設定にしておいて、ルールを共有しながら修正していくような形もいいです。

また、そうしたミーティングのルールが会社内や学校内で共有されていれば、参加者がそれぞれのミーティングで同じように参加していけるので便利です。

また、ミーティングのシステムをしっかりと確立しておくことも大切です。

ミーティングのスケジューリングやリマインダーや資料の配布など、ミーティングの準備を行う係の必要性がオンラインの環境だと通常よりも増してきます。

6. テキストチャットやフィードバックの道具を有効に使う。

発言はマイクと映像で行えればそれに越したことはありませんが、ミーティングの人数が多い時などには、テキストチャットなどのツールを使うと簡単なコメントや素早いフィードバックが可能になります。

音声とテキストど映像を同時に使うことに慣れるのが必要ですが、慣れると非常に便利なツールなので、最初は「テキストでのフィードバックをリクエストされるまでテキストを使わない」などルールを設定して限定的にでも使ってみることをお勧めします。

7. ミーティングノートを共有する。

ミーティングノートをGoogle Docなどのファイル共有システムでシェアしながら、ミーティングを進めていくことがおすすめです。

ミーティングの進展やこれまで出された意見などを整理しやすく、これまでなされた決定や次の議題なども見渡すことができます。

共有ツールはいろいろあるので、ニーズに合わせて使ってみてください。

いくつかの項目を除いて、どれも通常のミーティングでも効果的なテクニックです。

この機会に試していただいて、オンラインから通常に戻った時にもより効果的なミーティングが持てるように目指してみてはいかがでしょうか。

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